Bilingual Wedding Day Binder / Carpeta del Día de Boda

First 30 minutes

In the first 30 minutes, fill in the timeline, point person, vendor contacts, VIP family contacts, setup notes, and WhatsApp messages for the wedding day.

Buyer: Couples and families who need one clear day-of handoff for vendors, family helpers, padrinos/madrinas, and a coordinator or trusted point person.

Digital download only. This is a digital download; no physical item ships.

Editable summary

Quick reference

Couple: [Pareja]
Date: [Fecha]
Venue: [Lugar]
Point person: [Persona encargada]
WhatsApp: [Grupo o contacto de WhatsApp]

Value adds / Extras útiles

Day-of command center for bilingual families

This version adds role cards, payment/reminder prompts, and short bilingual messages so helpers and vendors know who owns each decision on the wedding day.

English mode keeps the workflow plain and action-focused.

El modo español usa instrucciones naturales y directas para la familia o el negocio.

Role one-pagers

Create one card each for coordinator, family helper, padrino/madrina, photographer, DJ, and pickup person.

Vendor arrival rhythm

Confirm arrival time, entrance, contact person, balance due, and final pickup before the day starts.

Reception phrase card

Keep ceremony, photo, dinner, dance, and last-call phrases in Spanish and English.

Copy-ready helpers

Day-of message scripts

Vendor arrival

Hi [Name], please check in with [Persona encargada] when you arrive at [Lugar]. Confirm received when you can.

Family helper

Gracias por ayudarnos con [tarea]. Tu contacto hoy es [Persona encargada]. Si algo cambia, manda mensaje al grupo [Grupo o contacto de WhatsApp].

Pickup

At the end of the night, [Persona encargada] will collect gifts, decor boxes, attire, and documents before leaving [Lugar].

Tracker

Role and payment command tracker

Coordinator Timeline, vendor check-in, final decisions Phone

Padrinos Lazo, arras, Biblia/rosario, seating Confirmed

Vendor balance Amount, due time, who pays Paid?

Cronograma del día

Wedding-day timeline

Getting ready / Preparación: [Hora, lugar, persona responsable]
Ceremony / Ceremonia: [Hora, dirección, contacto]
Photos / Fotos: [Hora, lugar, lista rápida]
Reception / Recepción: [Hora, entrada, comida, baile]
Final pickup / Recogida final: [Quién recoge regalos, decoración, ropa]

Contactos de proveedores

Vendor command sheet

Venue / Lugar: [Nombre, teléfono, llegada]
Photo/video / Foto y video: [Nombre, teléfono, cobertura]
DJ/music / Música: [Nombre, teléfono, anuncios]
Catering/cake / Comida y pastel: [Contacto, entrega, alergias]
Point person / Persona encargada: [Nombre, teléfono]

Padrinos y madrinas

Padrinos/madrinas roles

Lazo / Lasso: [Nombre, llegada, asiento]
Arras / Coins: [Nombre, llegada, asiento]
Biblia, rosario, ramo o vela: [Nombre, responsabilidad]
Thank-you note / Agradecimiento: [Mensaje breve]
Do they need a reminder? / ¿Necesitan recordatorio?: [Sí / No]

Montaje y plan B

Setup + backup plan

Table/sign setup / Mesas y letreros: [Quién lo revisa]
Decor boxes / Cajas de decoración: [Número, ubicación, contenido]
Seating chart copies / Copias del seating chart: [Dónde están]
If coordinator is delayed / Si la coordinación se atrasa: [Persona de respaldo]
Must-not-miss items / Lo que no puede faltar: [Lista corta]

Mensajes listos

WhatsApp scripts

Vendor reminder: Hola [Nombre], confirmamos llegada a las [hora] en [lugar].
Family helper: Gracias por ayudarnos con [tarea]. Tu contacto el día de la boda es [Nombre].
English vendor note: Hi [Name], please check in with [Point person] when you arrive.
Late change: Actualización rápida: [cambio]. Por favor confirma recibido.
End of night: [Nombre] recogerá [artículos] antes de [hora].

Fotos y empaque

Photo + packing list

Must-have family photo / Foto familiar clave: [Personas]
Padrinos/madrinas photo / Foto con padrinos: [Momento]
Detail shots / Detalles: [Anillos, lazo, arras, invitación, ramo]
Packing box / Caja: [Artículo, dueño, ubicación]
Emergency pouch / Bolsita de emergencia: [Medicinas personales, safety pins, tape, snacks]